ספק צילום אמין לאירוע חברה נבחן בשבעה דברים: ניסיון באירועים דומים, תהליך תיאום מסודר, גיבוי לציוד ולכוח אדם, התנהלות דיסקרטית בין העובדים, התנהלות מסודרת מול הרכש, בהירות לגבי זכויות השימוש בתמונות, ועמידה במועד המסירה. סגנון הצילום חשוב, אבל הוא לא מספיק. מי שמארגן אירוע חברה צריך קודם כול לדעת שהצלם יגיע, יעבוד בלי להפריע וימסור בזמן.
המדריך הזה נכתב למי שמזמין את הצלם בפועל: משאבי אנוש, רווחה, שיווק או מנהלת משרד. נעבור על הקריטריונים, על מה שמבקשים לראות בכל אחד, ועל שאלות של פרטיות עובדים וזכויות שימוש שכדאי לסגור לפני האירוע.
שבעה קריטריונים לספק אמין
קריטריון | מה מבקשים לראות |
|---|---|
ניסיון באירועי חברה | גלריה מלאה מאירוע דומה, לא רק תמונות נבחרות |
תהליך תיאום | שיחת תדרוך לפני האירוע, ואיש קשר אחד |
גיבוי | ציוד נוסף, גיבוי חומרים וצלם מחליף |
דיסקרטיות | איך הצלם עובד בזמן נאומים ובין מנהלים |
התנהלות מול הרכש | הצעה כתובה, חשבונית ותנאי תשלום ברורים |
זכויות שימוש | מה מותר לארגון לעשות עם התמונות, ומה לצלם |
מסירה | מועד כתוב, ופורמטים שמתאימים לשימושים שלכם |
ניסיון באירועים דומים
הרמת כוסית במשרד, יום גיבוש בשטח, מסיבת חברה וכנס עובדים הם ארבעה אירועים שונים. בקשו לראות אירוע שדומה לשלכם, ושימו לב אם רואים בו גם את האנשים וגם את המיתוג.
תהליך תיאום
צלם שלא שואל על לוח הזמנים, על המנהלים שחשוב לצלם ועל מטרת התמונות ינחש ביום האירוע. שאלו איך נראה התיאום אצלו. אצלנו בלוגיסטילס זו שיחת תדרוך עם הגורם המרכזי מטעמכם, שבה עוברים על לוח הזמנים, על הרגעים החשובים ועל אנשי המפתח.
גיבוי
שאלו שלוש שאלות: מה קורה אם ציוד מתקלקל, איך החומרים מגובים, ומי מגיע אם הצלם חולה. אצלנו החומרים מגובים בשני עותקים כבר מרגע הצילום.
דיסקרטיות והתנהלות בין העובדים
באירוע חברה הצלם מסתובב בין עובדים, מנהלים ולעיתים לקוחות. הוא מייצג אתכם באותו ערב.
בזמן נאומים. עבודה שקטה, בלי תנועה מיותרת ובלי לעמוד בין הדובר לקהל.
במסיבה. לא כל רגע צריך להיות מתועד. צלם מנוסה יודע מה לא לצלם, ולא מוסר תמונות שמביכות עובדים.
מול מנהלים. ציינו מראש את מי חשוב לצלם, ואם יש מי שמעדיף שלא.
מידע רגיש. אם האירוע מתקיים במשרד, ודאו שמסכים, לוחות ומסמכים לא נכנסים לפריים. באירועים רגישים אפשר לבקש מהספק לחתום על התחייבות לסודיות.
שאלה שכדאי לשאול: האם אתם מפרסמים תמונות מאירועים של לקוחות, ואיך מבקשים אישור?
פרטיות עובדים וזכויות שימוש
שני נושאים שארגונים נוטים לסגור רק אחרי האירוע, ועדיף לסגור לפניו.
פרטיות עובדים
תמונות מהאירוע יעלו לרשתות החברתיות, לאתר הקריירה או לניוזלטר. לא כל עובד רוצה להופיע שם. מקובל ליידע את העובדים מראש שהאירוע מצולם ולמה התמונות ישמשו, ולתת למי שמעדיף שלא להצטלם דרך פשוטה לומר זאת. את הנוסח המדויק קובע הארגון, ואם אינכם בטוחים, כדאי לערב את היועץ המשפטי.
מבחינת הצלם, מספיקה הנחיה ברורה: מי לא מצטלם, ומה לא מפרסמים.
זכויות שימוש
שאלו וכתבו בהסכם:
האם הארגון רשאי להשתמש בתמונות בכל ערוץ, כולל פרסום ממומן?
האם יש הגבלת זמן על השימוש?
האם הצלם רשאי להציג את התמונות בתיק העבודות שלו, ובאילו תנאים?
מי שומר את חומרי המקור, ולכמה זמן?
מה חייב להופיע בהצעה
הצעה לאירוע חברה עוברת לעיתים קרובות דרך רכש או הנהלת חשבונות. כדי שלא תחזור לסבב נוסף, בדקו שכתוב בה:
תאריך, שעות ומקום.
הרכב הצוות: סטילס, וידאו, עמדת צילום.
התוצרים, הפורמטים ומועד המסירה.
המחיר, ואם הוא כולל מע״מ.
תנאי התשלום.
תנאי ביטול ושינוי תאריך.
פרטי העוסק, לצורך הקמת ספק במערכת.
על הרכיבים של מפרט צילום כתבנו במדריך חבילות צילום לאירועים: מה כולל המפרט. כדי להשוות בין ספקים, אפשר להשתמש בדף העבודה להשוואת הצעות מחיר.
שלוש נורות אדומות
הצעה בלי פירוט. ״צילום אירוע חברה״ ומחיר, בלי שעות ובלי תוצרים.
אין שאלות. ספק ששולח הצעה בלי לשאול מה מטרת התמונות.
אין תשובה לשאלת הגיבוי. ״אף פעם לא קרה לנו״ אינה תוכנית.
ואחרי האירוע
ספק אמין נמדד גם במסירה. בדקו שהתמונות הגיעו במועד שסוכם, בפורמטים שביקשתם, ושקל למצוא בהן את מה שצריך. אם העבודה הייתה טובה, שמרו את הספק לאירוע הבא: צלם שכבר מכיר את האנשים ואת המותג שלכם עובד מהר ומדויק יותר.
שאלות נפוצות
כמה זמן מראש סוגרים צלם לאירוע חברה?
מוקדם ככל האפשר, בעיקר בתקופות עמוסות כמו ערבי חגים, שבהן חברות רבות מקיימות הרמות כוסית. ככל שהצלם מכיר את האירוע מוקדם יותר, התיאום מול ההפקה נוח יותר.
מה ההבדל בין צלם לאירוע חברה לצלם לכנס?
באירוע חברה הדגש הוא על האנשים והאווירה. בכנס הדגש הוא על תוכן, דוברים וקהל. על כנסים כתבנו במדריך צילום כנסים מקצועי.
שווה להוסיף עמדת צילום לאירוע חברה?
במסיבות חברה ובאירועי עובדים, עמדה עם מסגרת ממותגת נותנת לעובדים חוויה משותפת ומזכרת. פרטים בעמוד עמדות צילום לאירועים.
להמשך קריאה
רוצים לדבר על אירוע החברה שלכם?
כל הפרטים על השירות בעמוד צלם אירועי חברה. לשיחה והצעה: יצירת קשר, וואטסאפ או 058-7005151.
מתכננים אירוע? נשמח לתעד אותו.