צילום כנס מסודר נשען על תוכנית צילום שנגזרת מסדר היום: לכל מושב יודעים מראש מה מצלמים, מאיפה ולאיזה שימוש. בלי תוכנית כזאת, הצלם מבלה את רוב היום מול הבמה, והכנס נגמר עם מאות תמונות של דוברים ומעט מאוד תמונות של קהל, של מפגשים ושל מיתוג.
במדריך הזה נחלק את הכנס לשלוש זירות עבודה, נעבור על מה שמיוחד בצילום במה ונואמים, ועל הדרך לבנות תוכנית צילום גם כשיש מושבים מקבילים. המדריך הרחב יותר שלנו, צילום אירועים עסקיים וכנסים, עוסק בשימושים השיווקיים של התמונות. כאן נתמקד בעבודה ביום הכנס עצמו.
שלוש זירות, שלושה סוגי תמונות
זירה | מה מצלמים | למה זה משמש |
|---|---|---|
במה | דוברים, פאנלים, מסך, רגעי פתיחה וסיום | פוסטים של דוברים, דוח מסכם, אתר |
קהל | אולם מלא, הקשבה, שאלות, תגובות | שיווק הכנס הבא, הוכחה שהאירוע הצליח |
מסדרון ומתחם | הרשמה, הפסקות, מפגשים, עמדות ומיתוג | רשתות חברתיות, נותני חסות |
תוכנית טובה מחלקת את הזמן בין שלוש הזירות, ולא משאירה את השנייה והשלישית ל״אם יישאר זמן״.
צילום במה ונואמים: מה חשוב
שלוש תמונות לכל דובר
מכל הרצאה כדאי לצאת עם שלוש תמונות של הדובר לפחות: רחבה, שרואים בה את הדובר, את המסך ואת הקהל. בינונית, של הדובר עם המיתוג מאחוריו. וקרובה, של הפנים בזמן דיבור. שלוש התמונות משרתות שימושים שונים, ודובר שמקבל אותן אחרי הכנס גם משתף אותן.
המסך
בתמונה רחבה, המסך הוא חצי מהפריים. שקף עמוס בטקסט קטן לא ייראה טוב, אבל שקף כותרת עם שם ההרצאה ולוגו הכנס נותן תמונה טובה. הצלם צריך לדעת מתי מופיע שקף הפתיחה של כל דובר.
האור
אולם כנסים חשוך, והבמה מוארת. המסך בהיר יותר מהדובר. זו תאורה קשה, וצלם שמכיר אותה מגיע עם עדשות מתאימות ולא משתמש בפלאש מול הבמה. אם יש לכם השפעה על התאורה, בקשו אור קדמי על הדוכן, כדי שהדוברים לא יעמדו בצל.
התנהלות באולם
הצלם זז בין הרצאות, ולא באמצע משפט.
הוא לא עומד בין הקהל למסך.
הוא מצלם מהצדדים ומהמעבר, ובשקט.
בפאנל, הוא מחכה לרגע שבו מישהו מדבר ואחרים מגיבים.
בלוגיסטילס אנחנו עובדים במושבים מקצועיים בשקט וברקע: בוחרים זוויות שלא מפריעות לקהל ולדוברים, ונמנעים מתנועה מיותרת בזמן הדברים.
הקהל והמסדרון: התמונות שמשכנעות
תמונה של אולם מלא ומרותק מראה שהכנס הצליח טוב יותר מכל טקסט. מצלמים אותה כשהאולם באמת מלא, בדרך כלל במושב הפתיחה או בהרצאה המרכזית, ולא אחרי ארוחת הצהריים.
עוד תמונות קהל ששווה לתכנן:
משתתפים רושמים, מצלמים שקף או מהנהנים.
שאלה מהקהל, עם המיקרופון.
צחוק או מחיאות כפיים.
שורה ראשונה עם אורחים מרכזיים.
במסדרון ובמתחם קורים הרגעים האנושיים: עמדת ההרשמה בשעת השיא, שיחות בהפסקת הקפה, מפגש בין דובר למשתתפים. אלה גם התמונות שנותני החסות מחכים להן: העמדה שלהם, השילוט שלהם, אנשים שמתעניינים. אם יש לנותני חסות דרישות מוגדרות, העבירו אותן לצלם מראש.
בונים תוכנית צילום מסדר היום
קחו את סדר היום של הכנס, והוסיפו לו עמודה: מה מצלמים. הדוגמה הבאה היא להמחשה בלבד, לכנס לדוגמה של חצי יום:
שעה | מה קורה | מה מצלמים |
|---|---|---|
08:30 | הרשמה וקפה | עמדת הרשמה, מיתוג, מפגשים |
09:15 | דברי פתיחה | אולם מלא, מנכ״ל על הבמה |
09:45 | הרצאה מרכזית | שלוש תמונות לדובר, תגובות קהל |
10:30 | הפסקה | נטוורקינג, עמדות נותני חסות |
11:00 | פאנל | כל משתתף בפאנל, ותמונה רחבה |
12:00 | סיום | תמונה קבוצתית של הצוות והדוברים |
מושבים מקבילים
צלם אחד לא יכול להיות בשני אולמות. כשיש מושבים מקבילים, מחליטים מראש:
אילו מושבים חייבים כיסוי מלא.
באילו מספיקות עשר דקות, כדי לצאת עם תמונה של כל דובר.
האם היקף הכנס מצדיק צלם נוסף.
עדיף להחליט את זה על הנייר, ולא לגלות אחרי הכנס שדובר מרכזי לא צולם.
מה מעבירים לצלם לפני הכנס
סדר יום מעודכן, עם שמות הדוברים.
תמונות של הדוברים ושל אנשי המפתח, כדי שיזהה אותם בשטח.
רשימת רגעים שאסור לפספס: הכרזה, פרס, חתימה, הרמת כוסית.
דרישות של נותני חסות.
לאילו שימושים התמונות מיועדות, ואם צריך גם פורמט אנכי.
איש קשר אחד מטעם ההפקה.
אם צריך תמונות נבחרות עוד באותו יום, לפרסום ברשתות.
הנקודה האחרונה דורשת תיאום. עריכה ומסירה של כל התמונות לוקחות זמן, אבל אפשר לתאם מראש מסירה מוקדמת של כמה תמונות נבחרות, וכדאי לסכם כמה ומתי.
שאלות נפוצות
כמה צלמים צריך לכנס?
לכנס של אולם אחד, צלם אחד בדרך כלל מכסה את שלוש הזירות אם יש לו תוכנית. מושבים מקבילים, מתחם תערוכה גדול או דרישה לווידאו מצדיקים צוות רחב יותר. ההרכב נקבע בשיחת התיאום, לפי סדר היום.
הצלם מפריע לדוברים?
לא אמור. צלם כנסים עובד בלי פלאש מול הבמה, זז בין הרצאות ונשאר בצדדים. אם יש דובר שביקש לא להצטלם, אמרו זאת מראש.
מה לגבי וידאו?
וידאו מאפשר סרטון סיכום וקטעי דוברים. הוא דורש היערכות נפרדת, בעיקר להקלטת קול ממערכת ההגברה. פרטים בעמוד צילום וידאו לאירועים.
צריך אישור מהמשתתפים לצילום?
מקובל ליידע את המשתתפים שהכנס מצולם, בהרשמה או בשילוט. את הנוסח וההיקף קובע הארגון, ואם יש ספק, כדאי להתייעץ עם היועץ המשפטי שלו.
להמשך קריאה
מתכננים כנס?
שלחו לנו את סדר היום, ונחזור אליכם עם הצעה: יצירת קשר, וואטסאפ או 058-7005151. פרטים על השירות בעמוד צילום אירועים עסקיים וכנסים.
מתכננים אירוע? נשמח לתעד אותו.