צילום אירועים עסקיים וכנסים: המדריך לתיעוד שמחזק את המותג
איך הופכים כנס עסקי לנכס שיווקי שממשיך לעבוד? מדריך מעשי: מה מצלמים בכנס, איך מתאמים מול ההפקה ואיך מתדרכים את הצלם כדי לקבל תיעוד שמחזק את המותג.
מאת
זמן קריאה
קטגוריה
כנס עסקי נבנה במשך חודשים: דוברים, תוכן, מיתוג, לוגיסטיקה ורשימת משימות שלא נגמרת. ואז מגיע היום עצמו, חולף בסערה, ומה שנשאר ממנו לאורך זמן הוא בעיקר מה שתיעדתם. צילום אירועים עסקיים הוא הדרך להפוך יום אינטנסיבי אחד לנכס שיווקי שממשיך לעבוד בשביל המותג הרבה אחרי שהאולם התרוקן.
במדריך הזה ריכזנו את מה שכל מי שמארגן כנס או אירוע חברה צריך לדעת: מה חשוב לצלם, איך מתאמים את העבודה מול ההפקה, אילו שימושים יש לתוצרים ואיך מתדרכים את הצלם כדי לקבל בדיוק את מה שהמותג שלכם צריך.
רוב האנשים שייחשפו לכנס שלכם לא היו בו. הם יראו אותו דרך פוסט בלינקדאין, סטורי באינסטגרם, עמוד באתר או מצגת למשקיעים. במובן הזה, התמונות והסרטונים הם לא מזכרת מהאירוע, הם האירוע עצמו עבור הקהל הרחב. תיעוד מקצועי משדר רצינות: במה מוארת היטב, קהל מרוכז, אינטראקציות אמיתיות בין אנשים. תמונות חובבניות מהטלפון משדרות בדיוק את ההפך.
מעבר לרושם, יש כאן גם היגיון כלכלי פשוט. הפקת כנס דורשת תקציב משמעותי, ותיעוד איכותי מכפיל את התמורה: במקום אירוע חד פעמי מקבלים מאגר תוכן שמשרת את השיווק, הגיוס והמכירות לאורך חודשים. צילום סטילס לאירועים ברמה גבוהה הוא ההבדל בין תיקיית תמונות שנשכחת בענן לבין חומר שבאמת עולה לאוויר.
מה מצלמים בכנס: ארבע זירות שחשוב לכסות
כנס הוא לא סצנה אחת אלא כמה זירות שמתרחשות במקביל, ולכל אחת מהן תפקיד אחר בסיפור שהמותג מספר.
הבמה והדוברים
אלה התמונות הקלאסיות: הדובר בשיא התנופה, שקף מרכזי על המסך, פאנל ברגע של צחוק. חשוב לצלם כל דובר מכמה זוויות, לתפוס את המסך כשמופיעים עליו הלוגו או המסר המרכזי, ולא לפספס את רגעי הפתיחה והסיום.
הקהל והאווירה
קהל מרותק הוא ההוכחה החברתית החזקה ביותר של האירוע. הבעות פנים, ידיים מורמות בשאלה, רישום הערות, אולם מלא מזווית רחבה. תמונות הקהל הן אלה שמשכנעות משתתפים פוטנציאליים להירשם לכנס הבא.
נטוורקינג והפסקות
דווקא בהפסקות הקפה קורים הרגעים האנושיים: לחיצות ידיים, שיחות ערות, החלפת כרטיסי ביקור. צלם לכנס שיודע לעבוד בגובה העיניים, בלי לביים ובלי להפריע, יחזור משם עם התמונות הכי אותנטיות של היום.
מתחם התערוכה והמיתוג
דוכנים, שילוט, ערכות משתתף ופינות מיתוג. התמונות האלה חשובות לשותפים ולנותני החסות, שמצפים לראות את הנוכחות שלהם מתועדת, והן גם הבסיס למצגת המכירות של הכנס הבא.
תיעוד טוב לא קורה במקרה. הוא תוצאה של תיאום מוקדם בין הצלם, המפיק ומנהלת השיווק. שבוע לפני האירוע כדאי לקיים שיחת תיאום קצרה ולסגור כמה דברים:
העברת סדר יום מפורט לצלם, כולל שעות מדויקות של דוברים מרכזיים
רשימת אנשי מפתח שחייבים להופיע בתמונות: הנהלה, אורחים חשובים, נותני חסות
סיור מקדים במתחם או הגעה מוקדמת ביום האירוע להיכרות עם התאורה והזוויות
הגדרת איש קשר אחד מטעם ההפקה שזמין לצלם לאורך היום
עדכון בזמן אמת על שינויים בלוח הזמנים, כי בכנסים הם תמיד קורים
ביום עצמו, צלם שקיבל תדרוך מסודר לא צריך לרדוף אחרי אף אחד. הוא יודע מתי לעמוד ליד הבמה, מתי להסתובב בין הדוכנים ומתי להתמקם באזור הנטוורקינג.
מה עושים עם התוצרים אחרי האירוע
כאן נמדדת ההשקעה. תיקייה עם מאות תמונות טובות שווה מעט מאוד אם אף אחד לא משתמש בהן. תכננו מראש את ערוצי ההפצה:
רשתות חברתיות: פוסט סיכום בלינקדאין, סטוריז וקרוסלות באינסטגרם, תמונות לתיוג משתתפים
אתר החברה: עמוד אירועים, בלוג, באנרים ודפי נחיתה לכנס הבא
גיוס עובדים: תמונות אווירה אמיתיות מחזקות עמודי קריירה ומודעות דרושים
תקשורת פנים ארגונית: ניוזלטר, מסכי משרד ומצגות הנהלה
שיווק לשותפים: דוח מסכם עם תמונות לנותני החסות ולדוברים
ואם רוצים להרחיב את הטווח, שילוב של צילום וידאו לאירועים מאפשר להפיק סרטון סיכום קצר, קטעי דוברים לרשתות וחומרים אנכיים לסטוריז ולרילס. וידאו וסטילס יחד מכסים כמעט כל צורך שיווקי שיצוץ בהמשך השנה.
עוד רעיון שעובד יפה בכנסים ובמסיבות חברה: עמדות צילום לאירועים הופכות את המשתתפים עצמם לחלק מהתיעוד. הם מצטלמים, משתפים ולוקחים הביתה מזכרת ממותגת, והמותג שלכם מקבל חשיפה אורגנית בלי מאמץ נוסף.
תדרוך טוב הוא ההבדל בין צלם שמנחש לבין צלם שמבצע. כמה כללים פשוטים:
שלחו מראש את שפת המותג: לוגו, צבעים ודוגמאות לתמונות שאהבתם מאירועים קודמים
הגדירו יעד לכל תוצר, כי תמונה לעמוד הבית נראית אחרת מתמונה לסטורי
ציינו מראש רגעים שאסור לפספס: הכרזה, חתימת הסכם, הרמת כוסית
בקשו גם פורמטים אנכיים אם אתם מתכננים תוכן לסטוריז ולרילס
תאמו ציפיות לגבי עריכה והיקף התמונות הסופי עוד לפני האירוע
מנו איש קשר אחד שמלווה את הצלם, במקום חמישה אנשים עם חמש בקשות שונות
מתכננים כנס? תתחילו מהתיעוד
ההבדל בין כנס שנעלם מהזיכרון לבין כנס שממשיך לייצר ערך הוא לא מזל, אלא תכנון. כשמשלבים את הצלם בתהליך ההפקה מוקדם, מגדירים מטרות ברורות לתוצרים ומתדרכים נכון, מקבלים תיעוד שעובד בשביל המותג בכל ערוץ אפשרי.
ב־LogiStills אנחנו מלווים אירועים עסקיים, כנסים ומסיבות חברה בכל רחבי הארץ, עם צילום סטילס, וידאו ועמדות צילום תחת קורת גג אחת. מתכננים אירוע? צרו איתנו קשר, חייגו 058-7005151 או כתבו לנו בוואטסאפ, ונבנה יחד תוכנית תיעוד שמתאימה בדיוק למטרות שלכם.
