תכנון צילום של אירוע פרטי מול צוות הצילום מתחלק לארבעה שלבים: שיחת היכרות, שיחת תיאום, ריענון בשבוע האירוע ויום האירוע עצמו. בכל אחד מהם סוגרים דבר אחר, ומי שעובר את שלושת הראשונים מגיע ליום האירוע בלי שאלות פתוחות.
אירוע פרטי, בשונה מכנס, מתנהל בדרך כלל בלי מפיק. לרוב אתם גם בעלי השמחה וגם המארגנים, ולכן כדאי שהתיאום עם הצלמים יהיה קצר, כתוב וברור. במדריך הזה נעבור על כל שלב, על מי מתאם עם מי ביום עצמו, ועל תבנית לתקציר של עמוד אחד.
ארבעה שלבים, ומה סוגרים בכל אחד
שלב | מתי | מה סוגרים |
|---|---|---|
שיחת היכרות | כשיש תאריך ומקום | זמינות, סוג השירות והצעה |
שיחת תיאום | בשבועות שלפני האירוע | לוח זמנים, אנשים ורגעי חובה |
ריענון | בשבוע האירוע | שינויים של הרגע האחרון |
יום האירוע | לפני שהאורחים מגיעים | מפגש עם איש הקשר וסיור במקום |
שיחת היכרות
המטרה היא לבדוק התאמה: האם התאריך פנוי, האם הסגנון מתאים לכם ומה אתם רוצים לקבל. בשלב הזה מחליטים על סטילס, וידאו, עמדת צילום או שילוב. מה להכין לפני הפנייה פירטנו במדריך מתי כדאי להזמין צלם לאירוע.
שיחת תיאום
זו השיחה החשובה ביותר. עוברים בה על מהלך האירוע מתחילתו ועד סופו, ומסמנים את הרגעים שקורים פעם אחת. כאן גם מסכמים מי האנשים החשובים, רשימת ההרכבים לתמונות המשפחה ומה נשאר מחוץ לפריים.
ריענון בשבוע האירוע
שיחה קצרה או הודעה מסודרת. לוח הזמנים כמעט תמיד משתנה בשבוע האחרון: שעת הכניסה זזה, מישהו נוסף לרשימת המברכים, ההפתעה עברה לסוף הערב. הצלם צריך את הגרסה האחרונה, לא את זו שסוכמה לפני חודש.
יום האירוע
הצוות מגיע לפני האורחים, לומד את המקום ונפגש עם איש הקשר. מכאן והלאה התפקיד שלכם הוא לחגוג.
מי מתאם עם מי ביום האירוע
בעלי השמחה לא צריכים לענות על שאלות של צלמים באמצע האירוע. לכן ממנים איש קשר: חבר, אח או בת דודה שמכירים את המשפחה ואת לוח הזמנים. מולו הצוות סוגר כל דבר שעולה בזמן אמת.
מעבר לאיש הקשר, יש עוד שלושה גורמים שהצוות צריך להכיר:
מנהל האירוע מטעם המקום. הוא יודע מתי יוצאות המנות, מתי מעמעמים את האור ואיפה מותר לעמוד.
הדיג׳יי או הלהקה. הם קובעים את תזמון הכניסה, הריקוד והברכות. צלם שמתואם איתם יודע על כל רגע דקה לפני שהוא קורה.
ספקים נוספים. מעצבת, מפעיל אטרקציות או צלם נוסף שהזמנתם ממקום אחר.
בלוגיסטילס התיאום מול המקום, ההפקה והדיג׳יי הוא חלק מהעבודה שלנו לפני האירוע, כך שאתם לא צריכים לתווך. מה שאנחנו כן צריכים מכם הוא שמות וטלפונים.
תקציר של עמוד אחד לצוות הצילום
את כל מה שסוכם בשיחת התיאום כדאי לרכז בעמוד אחד. הנה תבנית:
פרטי האירוע. תאריך, מקום, שעת התכנסות ושעת סיום.
איש קשר. שם וטלפון, ומי המחליף שלו.
לוח זמנים. חמש עד עשר שורות, עם שעה לכל שלב.
רגעי חובה. כניסה, טקס, ברכות, הפתעה, עוגה.
אנשים חשובים. שמות וקשר משפחתי, ומי מהם מגיע מרחוק.
הרכבים לתמונות משפחה. לפי סדר הצילום.
רגישויות. מי לא מצטלם, מה לא מפרסמים, מצבים משפחתיים.
ספקים. שם וטלפון של מנהל האירוע ושל הדיג׳יי.
תוצרים. מה סוכם שתקבלו, ולמה התמונות מיועדות.
התקציר לא מחליף את ההסכם. הוא מסמך עבודה, והוא יכול להישלח גם בהודעת וואטסאפ ארוכה אחת.
אולם, בית או חוץ: מה משתנה
רוב העקרונות זהים, אבל יש כמה הבדלים מעשיים:
באולם או בגן אירועים יש מנהל אירוע, לוח זמנים של מטבח ותאורה שהמקום שולט בה. התיאום מולם חוסך הפתעות, למשל חושך פתאומי בדיוק ברגע הברכות.
בבית או בחצר אין מי שמנהל את הערב, ולכן איש הקשר חשוב עוד יותר. כדאי לבחור מראש פינה מוארת לתמונות המשותפות ולפנות ממנה חפצים שמפריעים ברקע.
באירוע בחוץ האור משתנה מהר סביב השקיעה. אם חשובות לכם תמונות באור יום, תכננו אותן לתחילת האירוע.
על צילום של ערבים קטנים ואינטימיים כתבנו בעמוד צלם לאירוע קטן.
אחרי האירוע: מה קורה עם החומרים
התכנון לא נגמר כשהרחבה מתרוקנת. כבר בשלב התיאום כדאי לדעת מה קורה אחר כך:
מתי ואיך תקבלו את התמונות או הסרט.
האם אפשר לקבל כמה תמונות נבחרות מוקדם יותר, לתודה לאורחים.
מי מקבל את הקישור לגלריה, ואם מותר לשתף אותו.
האם הצלם מפרסם תמונות מהאירוע, ואם זה מקובל עליכם.
אצלנו התמונות עוברות בחירה ועריכת צבע, והיקף התוצרים, אופן המסירה והמועד נסגרים איתכם מראש.
שאלות נפוצות
צריך מפיק או מפיקה בשביל לתאם את הצילום?
לא. באירוע פרטי מספיקים שיחת תיאום אחת, תקציר כתוב ואיש קשר ביום עצמו. מפיק עוזר כשיש הרבה ספקים, אבל הוא לא תנאי.
מה אם לוח הזמנים משתנה באמצע האירוע?
זה קורה כמעט תמיד. לכן יש איש קשר, ולכן הצוות מתואם עם הדיג׳יי ועם מנהל האירוע. שינוי שמגיע לצלם דקה לפני הוא לא בעיה. שינוי שלא מגיע בכלל הוא רגע שהתפספס.
כמה זמן מראש מקיימים את שיחת התיאום?
בשבועות שלפני האירוע, כשרוב הפרטים כבר ידועים. מוקדם מדי, ולוח הזמנים עוד ישתנה. מאוחר מדי, ואין זמן להיערך.
להמשך קריאה
מתכננים אירוע פרטי?
ספרו לנו עליו, בוואטסאפ או בטלפון 058-7005151, ונתחיל משיחת היכרות קצרה. לכל סוגי האירועים שאנחנו מצלמים, ראו צלם לאירוע.
מתכננים אירוע? נשמח לתעד אותו.